Termes & Conditions

VERSION IMPRIMABLE

OBJET DE L’ENTENTE DE SERVICES

Le présent document et ses annexes ont pour objet de définir les Conditions commerciales et générales selon lesquelles ESPRITS LIBRES DESIGN, à la demande du PARTENAIRE, accomplira ses services.

ESPRITS LIBRES DESIGN et ses PARTENAIRES s’engagent à respecter les Termes et conditions des licences, une solution développée par ESPRITS LIBRES DESIGN et autres outils exploitants. Ces derniers vous seront également fournis. Par ailleurs, les produits développés par ESPRITS LIBRES DESIGN pour ses PARTENAIRES et l’exploitation de ceux-ci doivent respecter les lois en vigueur.

. TERMES GÉNÉRAUX

DURÉE ET DÉROULEMENT DE L’ENTENTE

entente de services À EXÉCUTIONS SUCCESSIVES

La réalisation et la rémunération des services ESPRITS LIBRES DESIGN se feront par étape, de manière priorisée, et selon la demande prescrite par écrit du PARTENAIRE.

Chaque étape du projet devra être achevée conformément au calendrier prévu dans l’offre de services. L’accomplissement de chaque étape devra être constaté par écrit par le PARTENAIRE, qui ne pourra refuser de constater l’achèvement que dans le cas où la liste des prestations annexée à l’entente de services n’aurait pas été respectée.

La présente entente s’applique si vous achetez des produits, des services ou du soutien technique. Si vous acceptez la livraison du produit, vous acceptez les modalités de la convention et êtes liés par celle-ci.

Cet accord sera d’une durée d’un an et sera renouvelé automatiquement pendant des périodes successives d’un an à moins que le PARTENAIRE informe ESPRITS LIBRES DESIGN par notification écrite au moins trente (30) jours avant la fin de l’entente de services ou avant la date limite de renouvellement, qu’il souhaite mettre fin à cet accord.

ESPRITS LIBRES DESIGN se réserve le droit de modifier cette entente de services en tout temps ainsi que de déterminer si les changements s’appliqueront aux clients existants et futurs. Toute modification prendra effet lors de sa publication sur le site web de ESPRITS LIBRES DESIGN.
(www.espritslibres.design/termedeservicesgeneraux/)

La reconduction de services entraîne automatiquement une acceptation des modifications aux termes de l’entente de services. ESPRITS LIBRES DESIGN s’engage à tenir informé le PARTENAIRE de toute modification sept jours avant sa mise en application.

PRESTATION

La prestation est l’ensemble des services conformes à une offre de services.

ESPRITS LIBRES DESIGN réalisera la conception du projet selon les conditions définies à l’offre de services signée.

ESPRITS LIBRES DESIGN offre au PARTENAIRE une «période de veille» d’une durée de 30 jours débutant au moment de la réception de chaque étape du projet dans laquelle il s’engage à effectuer les corrections de programmation mineures nécessaires sur les solutions web.

CORRECTION DE FONCTIONNALITÉS

ESPRITS LIBRES DESIGN se réserve le droit de déterminer si la correction demandée est couverte par le service de période de veille ou doit faire l’objet d’un devis supplémentaire.

Si la demande est urgente, il pourrait être prescrit d’être référé à la Demande de modification urgente.

COLLABORATION DU PARTENAIRE

Le PARTENAIRE doit collaborer activement avec ESPRITS LIBRES DESIGN en vue d’assurer la bonne exécution de la présente entente, notamment en y allouant les moyens et le personnel nécessaires et en répondant promptement aux interrogations afin que celui-ci puisse accomplir ses obligations telles que définies dans l’offre de services.

Le PARTENAIRE devra fournir diligemment au Concepteur toutes les informations et tous les documents essentiels à la réalisation du service décrit dans la soumission et tout autre document ou information qui lui sera demandé par ESPRITS LIBRES DESIGN.

MANDAT INACTIF

Si le mandat devient inactif plus de 30 jours, ESPRITS LIBRES DESIGN se réserve le droit de facturer le travail complété. Des frais de remise en service peuvent être facturés, à la discrétion de ESPRITS LIBRES DESIGN, à la reprise des travaux. L’entente de services peut devenir invalide après 90 jours et une nouvelle offre de services peut être transmise.

RÉACTUALISATIONS

Le cas échéant, ESPRITS LIBRES DESIGN s’engage à réaliser certaines réactualisations auxquelles le PARTENAIRE lui demandera de procéder, conformément à l’offre de services ou au entente de services. ESPRITS LIBRES DESIGN se réserve le droit de déterminer si la correction demandée est couverte par le service de réactualisation ou doit faire l’objet d’un devis supplémentaire.

TRAVAUX ADDITIONNELS

Les travaux demandés par le PARTENAIRE ne rentrant pas dans le cadre des prestations définies dans la présente entente de services et ses annexes feront l’objet d’un devis supplémentaire qui sera exécuté qu’après l’accord des deux parties.

DÉROGATION

Toute acceptation de modification à ces termes et conditions et devra être confirmée par écrit par Roxanne Tétreault, présidente d’Esprits Libres Design.

COMMUNICATIONS

Toutes les demandes, et surtout les éléments techniques de celles-ci, doivent être explicitement et entièrement transmises par courriel ou via Teamwork. Si l’information n’est pas reçue dans le délai prescrit, ESPRITS LIBRES DESIGN peut retenir un travail ou ne pas le démarrer, ce qui aura un impact direct sur les échéances,.

TEAMWORK
L’ensemble des projets sont administrés via Teamwork, un système de gestion pour lequel vous serez invité à participer. En ce sens, vous pourrez y ajouter vos commentaires, informations et documentations.

Vous pouvez activer vos notifications par courriel, et ainsi, uniquement répondre à vos courriels. l’information sera colligé à l’intérieur de cet outil.

COURRIEL
Le courriel est une voie de communication privilégiée. Chaque jours, nous recevons individuellement entre 50 et 300 courriels. Il est donc raisonnable d’espérer un temps de traitement de 24 à 48 heures selon le rôle de la personne à joindre.

APPEL TÉLÉPHONIQUE
Dans le respect de la LPRPDE, il est à noter que votre appel peut être enregistré à des fins de qualité, de documentation et/ou d’approbation.

. CONDITIONS FINANCIÈRES

PAIEMENT À EXÉCUTIONS SUCCESSIVES

Les services ESPRITS LIBRES DESIGN seront rémunérés selon la manière prévue dans l’offre de services.

ESPRITS LIBRES DESIGN se permet une facturation aux deux semaines ou mensuelle durant l’avancement d’un mandat.

Les paiements pour tous les services Internet récurrents sont facturés selon les modalités suivantes : aux 1-3-6 ou 12 mois suivant la signature de l’entente. Le PARTENAIRE recevra les factures selon la modalité qu’elle aura choisie pour les services reflétant les frais et les taxes applicables selon l’entente de services. Comme les taux sont souvent issus de devises étrangères, les montant peuvent changés sans préavis. Le PARTENAIRE accepte de payer en totalité les frais encourus pour tous les services.

ESPRITS LIBRES DESIGN se réserve, en tout temps, le droit de demander un dépôt de sécurité.

Si le mandat devient inactif plus de 30 jours, ESPRITS LIBRES DESIGN se réserve le droit de facturer le travail complété. Des frais de remise en service peuvent être facturés à la discrétion de ESPRITS LIBRES DESIGN et à la reprise des travaux. L’entente de service peut devenir invalide après 90 jours et une nouvelle offre de services peut être transmise.

Le paiement de toute facture doit être fait sur réception et tout arrérage ou solde dû portera des intérêts au taux de 24 % l’an, soit un intérêt de 2 % par mois applicable tous les 15 jours suivants la facturation.

Une pénalité de 200$ pour les frais d’administration et de gestion du compte s’ajoute à tout arrérage ou solde dû de plus de 75 jours.

Si le mandat se termine avant les 12 mois d’engagement, ESPRITS LIBRES DESIGN se réserve le droit de récupérer la différence couvrant le taux préférentiel précédemment accordé.

Dans l’éventualité où ESPRITS LIBRES DESIGN entreprendrait des procédures judiciaires pour récupérer les sommes qui lui sont dues, un montant équivalent à 30% du solde dû lui sera payable en surplus, pour couvrir les frais de collection.

TEMPS SUPPLÉMENTAIRE

À moins que mentionné sur la liste des prestations, les tâches suivantes seront facturées en temps supplémentaire :

  • 3e série de corrections sur les versions (v3);
  • Modifications de concepts déjà approuvés;
  • Modification aux textes (corrections d’auteur) déjà approuvés;
  • Préparation de versions supplémentaires pour approbation;
  • Intégration de contenus et référencement sur des pages supplémentaires;
  • Formation additionnelle, support ou consultation externe à cette offre.

Ce temps sera facturé selon le tarif horaire en vigueur de 125$/h, à 175$ en rush [demande non planifiée et demandée en dehors des heures normales de bureau]

FRAIS NON INCLUS

Ne sont pas inclus (à moins que mentionné dans cette proposition financière) les frais pour:

  • Achat de contenu sous licence (photo, illustration, vidéo, son ou autre);
  • Création de contenu (photo, illustration, vidéo, son ou autre) non spécifié dans la présente offre de services;
  • Saisie de contenu texte ou rédaction de contenu;
  • Impression de documents, installation de signatures électroniques ou d’affichage, distribution ou diffusion (sauf avis contraire);
  • Temps de gestion PARTENAIRE non requis par ESPRITS LIBRES DESIGN (à la discrétion d’ESPRITS LIBRES DESIGN);
  • Toute autre prestation non énumérée dans la présente offre de services. (Ces éléments seront détaillés lors de la facturation. Aucune dépense ne sera engagée sans l’accord explicite du PARTENAIRE.

DROIT DE RÉTENTION

ESPRITS LIBRES DESIGN se réserve le droit de retenir toute prestation pour laquelle il n’a pas été rémunéré selon les termes prévus dans la soumission annexée à la présente entente de services.

. ENGAGEMENTS MUTUELS

ENGAGEMENT D’ESPRITS LIBRES DESIGN

OBJECTIFS DE LA LISTE DES PRESTATIONS

ESPRITS LIBRES DESIGN garantit seulement qu’il atteindra les objectifs établis sur la liste des prestations annexées à la présente entente de services. À cette fin, ESPRITS LIBRES DESIGN devra mettre en oeuvre les techniques les plus adaptées aux besoins exprimés par le PARTENAIRE et fournir des prestations de qualité répondant aux normes de l’industrie.

SERVICES CONFORMES À LA SOUMISSION ANNEXÉE 

ESPRITS LIBRES DESIGN réalisera la conception du projet selon les conditions définies dans la soumission annexée à la présente entente de services.

PÉRIODE DE VEILLE DE 30 JOURS 

ESPRITS LIBRES DESIGN offre au PARTENAIRE une « période de veille » d’une durée de 30 jours débutant au moment de la réception de chaque étape du projet dans laquelle il s’engage à effectuer les corrections mineures nécessaires, notamment:

  • Correction de fautes d’orthographe, de liens erronés, de fonctionnalités.
  • Ajouts mineurs de liens

ESPRITS LIBRES DESIGN se réserve le droit de déterminer si la correction demandée est couverte par le service de période de veille ou doit faire l’objet d’un devis supplémentaire.

COLLABORATION DU PARTENAIRE

Le PARTENAIRE doit collaborer activement avec ESPRITS LIBRES DESIGN en vue d’assurer la bonne exécution de la présente entente, notamment en y allouant les moyens et le personnel nécessaires et en répondant promptement aux interrogations d’ESPRITS LIBRES DESIGN afin que celui-ci puisse accomplir ses obligations telles que définies dans la soumission. Le PARTENAIRE devra fournir diligemment à ESPRITS LIBRES DESIGN toutes les informations et tous les documents nécessaires à la réalisation du service décrit dans la soumission et tout autre document ou information qui lui sera demandé par ESPRITS LIBRES DESIGN.

RÉACTUALISATIONS 

Le cas échéant, ESPRITS LIBRES DESIGN s’engage à réaliser certaines ré-actualisations auxquelles le PARTENAIRE lui demandera de procéder, conformément à la soumission annexée au présent entente de services. ESPRITS LIBRES DESIGN se réserve le droit de déterminer si la correction demandée est couverte par le service de réactualisation ou doit faire l’objet d’un devis supplémentaire.

TRAVAUX ADDITIONNELS 

Les travaux demandés par le PARTENAIRE ne rentrant pas dans le cadre des prestations définies dans le présent entente de services et ses annexes feront l’objet d’un devis supplémentaire qui ne sera exécuté qu’après l’accord des deux parties.

DEMANDE DE SERVICES D’ASSISTANCE ET DE SUPPORT TECHNIQUE

Chez Esprits Libres, les services d’assistance et de support technique consistent à garantir que les utilisateurs d’un système web puissent continuer à profiter de la disponibilité de l’ensemble de ses composants pour l’accomplissement de leurs tâches.

La demande d’assistance est relative aux activités et aux bonnes pratiques.

La demande de support peut porter sur une extension, un site ou une application web qui nécessite une mise à jour, une maintenance ou une attention particulière.

Les composants techniques (plateformes informatiques, réseaux, serveurs) ne sont pas inclus dans cette rubrique.

Le support technique peut être un diagnostic et des analyses techniques (Analyse et résolution de pannes, diagnostic de systèmes et réseaux informatiques ou télécoms, évaluation d’impact, gestion d’incidents ponctuels et résolution de problèmes sur le matériel ou la solution développée par Esprits Libres Design).

Toute demande de support occasionnera des frais de 125$ de l’heure, facturable par tranche de 15 minutes.

  • Tout PARTENAIRE peut être pris en charge dans les 48 heures selon les heures normales de bureau.

  • Tout PARTENAIRE ayant une banque d’heures peut être pris en charge dans les 24 heures, durant les heures normales de bureau.

  • Tout PARTENAIRE ayant un plan de maintenance mensuelle peut être pris en charge dans les 3 heures, un plan de maintenance annuelle peut être pris en charge dans les 5 heures durant les heures normales de bureau.

La remise d’un devis technique est le moyen d’éviter des surprises de facturation. Il demeure un estimé et non pas un plan forfaitaire de résolution de problème.

DEMANDE DE MODIFICATION URGENTE

Chez Esprits Libres, la Demande de modification urgente consiste en une demande …

Est considérée urgente une requête qui affecte l’opération normale d’un site ou d’une plateforme et/ou et qui doit être adressée immédiatement. Toute requête doit être reçue et traitée dans un délai maximale de 4h (ou de X temps, selon le niveau de service entendu).

Cette dernière n’est pas prévue à une entente préliminaire, ne possède pas de plan de prise en charge et demande une réaction rapide qui pourrait entraîner des erreures graves, pour lesquelles ESPRITS LIBRES DESIGN, pourrait ne pas être tenue responsable. À titre d’exemple, la Demande de modification urgente après approbation, la Demande de modification urgente d’un fichier déjà transmis chez l’imprimeur, …

Toute demande de modification urgente et immédiate  occasionne des frais de 250$ en plus du taux horaire majoré de 50% durant les heures normales de bureau, ou majoré de 100% en dehors des heures régulières d’opération. Deux heures minimum seront chargées.

La remise d’un devis technique est le moyen d’éviter des surprises de facturation. Il demeure un estimée de travail et non pas un entente forfaitaire de résolution de problème.

ENGAGEMENT DU PARTENAIRE

Contenu du produit réalisé

Le PARTENAIRE est seul responsable du contenu du produit créé par ESPRITS LIBRES DESIGN en sa faveur, lequel contenu doit être inspecté et approuvé par le PARTENAIRE lors de la réception de chaque étape.

Le PARTENAIRE s’engage à fournir au Concepteur des données loyales, de qualité et conformes à la législation en vigueur et s’en porte garant.

FAIT DES TIERS 

Bien qu’ ESPRITS LIBRES DESIGN puisse agir comme intermédiaire entre le PARTENAIRE et des tiers qui participeront à la réalisation du projet du PARTENAIRE, ESPRITS LIBRES DESIGN ne peut être tenu responsable de quelque dommage que ce soit causé par quelque fait, acte ou geste de ces tiers.

GARANTIE DU PARTENAIRE QUANT AUX DROITS D’AUTEUR 

Le PARTENAIRE demeure le seul responsable relativement à l’obtention des droits d’auteur de tout matériel de quelque nature que ce soit fourni à ESPRITS LIBRES DESIGN. Le PARTENAIRE demeure le seul responsable quant à toute violation de droits d’auteur qui pourrait résulter des services requis auprès d’ESPRITS LIBRES DESIGN. Le PARTENAIRE sera tenu responsable de tout dommage de quelque nature que ce soit subi par ESPRITS LIBRES DESIGN suite à une violation de droits d’auteur, notamment :

  • Toute condamnation, pécuniaire ou non, subis par ESPRITS LIBRES DESIGN.
  • Les frais judiciaires et extrajudiciaires encourus par ESPRITS LIBRES DESIGN, notamment ses frais d’avocat.
  • Les dommages matériels ou moraux subis par ESPRITS LIBRES DESIGN.
  • Tout règlement conclu avec des tiers concernant une violation des droits d’auteur résultant des services requis auprès d’ESPRITS LIBRES DESIGN.

CLAUSE PÉNALE EN CAS DE LITIGE

Dans l’éventualité où ESPRITS LIBRES DESIGN devra entreprendre quelque démarche judiciaire afin de se défendre de quelque accusation de violation des droits des tiers relativement aux droits d’auteur (ex.: réception d’une mise en demeure), le PARTENAIRE devra acquitter une pénalité de 5 000 $ en faveur d’ESPRITS LIBRES DESIGN, sous toute réserve des droits énumérés à l’article 5.2.

MODIFICATION DU SITE INTERNET VIA LA CONSOLE D’ADMINISTRATION

Par le biais de la console d’administration, la société PARTENAIRE aura l’autorisation de modifier certain contenu à sa guise et par conséquent, en aura l’entière responsabilité légale.

. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLES

Le PARTENAIRE reconnaît que ESPRITS LIBRES DESIGN demeurera propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur le solution dévelopée par Esprits Libres Design.

Sous réserve des termes et conditions des présentes, ESPRITS LIBRES DESIGN accorde au PARTENAIRE une licence non transférable, mondiale et non exclusive pour utiliser, installer le site, l’application web ou mobile, le solution dévelopée par Esprits Libres Design sur ou dans des Unités mobiles uniquement à des fins d’utilisation par ses employés. Sur demande du PARTENAIRE, ESPRITS LIBRES DESIGN fournira à cette dernière le code source du solution dévelopée par Esprits Libres Design. Le PARTENAIRE s’engage à préserver la confidentialité du code source et à n’utiliser le code source qu’uniquement afin de mettre à jour, entretenir, mettre à niveau ou améliorer le solution dévelopée par Esprits Libres Design pour les fins permises aux présentes. Le PARTENAIRE peut communiquer le code source uniquement à ses employés ou consultants ayant besoin de connaître le code source pour les fins prévues aux présentes et doit s’assurer que ces personnes préservent la confidentialité et utilisent le code source uniquement pour les fins prévues aux présentes. Sans limiter ce qui précède, le PARTENAIRE ne peut d’aucune façon céder, licencier, sous licencier, distribuer, transférer, louer, donner accès ou vendre le code source du solution dévelopée par Esprits Libres Design à tout tiers, en tout ou en partie. Si votre solution dévelopée par Esprits Libres Design utilise un ou des modules externes qui appartiennent à un tiers, les droits de propriété et de code source sont à négocier auprès du tiers. Exemple de modules externes couramment utilisés : l’engin de base de données, le solution dévelopée par Esprits Libres Design serveur Web, la librairie graphique, etc.

L’ensemble des documents et informations fournis par le PARTENAIRE de quelque nature que ce soit et sous quelque format que ce soit (notamment les pages HTML, fichiers images, sons, vidéo, etc.) est la propriété du PARTENAIRE, sous réserve du droit de rétention d’ESPRITS LIBRES DESIGN.. Pour ce qui est des créations réalisées par ESPRITS LIBRES DESIGN pour le PARTENAIRE, celles-ci demeurent la propriété d’ESPRITS LIBRES DESIGN, et le PARTENAIRE ne peut les utiliser que dans les mesures et la durée prévues dans la soumission annexée au présent entente de services.

LE NOM DE DOMAINE

Il est entendu que le ou les noms de domaines sont la propriété du PARTENAIRE. ESPRITS LIBRES DESIGN garantit au PARTENAIRE que tout nom de domaine acheté demeure sa propriété, tant que celle-ci le renouvelle.

LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

ESPRITS LIBRES DESIGN s’engage à véhiculer le contenu qui sera soumis par le PARTENAIRE. Sa responsabilité quant aux informations contenues sur les serveurs et véhiculées se limite donc à faire les correctifs nécessaires lorsque le PARTENAIRE en fera la demande à ESPRITS LIBRES DESIGN

ESPRITS LIBRES DESIGN décline toute responsabilité pour les produits et services qui peuvent être utilisés, la perte de profits, la perte d’occasions d’affaires, la perte ou l’altération de données ou de solution dévelopée par Esprits Libres Designs, la fourniture de services de soutien technique. Vous convenez qu’ ESPRITS LIBRES DESIGN n’a pas l’obligation ni la responsabilité de verser des dommages-intérêts dont le montant excède la somme facturée pour le produit ou service.

DROIT DE PUBLICITÉ

ESPRITS LIBRES DESIGN se réserve le droit de mentionner les réalisations effectuées pour le PARTENAIRE sur ses documents de communication externe (site internet, portfolio, offre de services, etc.) et lors de démarchages de prospection commerciale, et ce, après la sortie officielle de celui-ci par le PARTENAIRE, et ce, dans la mesure où il ne contrevient pas à l’Entente de confidentialité.

CLAUSE DE NON-EMBAUCHE

Sans le consentement écrit préalable de ESPRITS LIBRES DESIGN, ni le PARTENAIRE ni ses filiales ou sociétés affiliées ne pourront solliciter directement les employés de ESPRITS LIBRES DESIGN ou de ses sociétés affiliées participant directement aux tâches du projet pour les employer ou retenir leurs services jusqu’à l’expiration d’une période d’un an suivant la fin de ce mandat. Si, nonobstant ce qui précède, le PARTENAIRE devait embaucher un employé de ESPRITS LIBRES DESIGN ou de ses sociétés affiliées avant l’expiration de ladite période d’un an, le PARTENAIRE devra payer à ESPRITS LIBRES DESIGN une somme égale à cinquante mille dollars (50 000 $).

CONFIDENTIALITÉ

ESPRITS LIBRES DESIGN s’interdit de divulguer les informations qui lui auront été communiquées par le PARTENAIRE et stipulées expressément confidentielles. De son côté, le PARTENAIRE s’interdit de divulguer tous programmes, données, formules, méthodes ou renseignements dont elle aura eu connaissance. Toute divulgation volontaire ou involontaire exposera le PARTENAIRE à des poursuites judiciaires.

Une entente mutuelle de confidentialité et non-divulgation peut être annexée à ce contrat à la demande du PARTENAIRE.

. CLAUSE PÉNALE EN CAS DE LITIGE

Dans l’éventualité où ESPRITS LIBRES DESIGN devra entreprendre quelque démarche judiciaire afin de se défendre de quelque accusation de violation des droits des tiers relativement aux droits d’auteur (ex.: réception d’une mise en demeure), le PARTENAIRE devra acquitter une pénalité minimale de 2500$ en faveur ESPRITS LIBRES DESIGN, sous toute réserve des droits énumérés plus tôt.

Les parties conviennent que seul le district judiciaire de Bedford est compétent pour entendre tout litige ou toute réclamation pouvant naître entre les parties et par conséquent, que toute réclamation et/ou différent sera entrepris dans le district judiciaire de Bedford au Palais de justice de Granby.